A tecnologia como ferramenta para a otimização do ciclo de pedido

6 de março de 2024 0 Comments

Cada vez mais, é consenso que a tecnologia é a maior aliada dos distribuidores e atacadistas na busca de eficiência em suas operações, e essa percepção se entende a todas as atividades desse segmento. Mas hoje vamos falar especificamente do uso das ferramentas inteligentes na otimização do ciclo do pedido. Antes, contudo, vale a pena recapitularmos a definição de ciclo de pedido e as atividades que o compõem.

O CICLO DE PEDIDO

O ciclo de pedido pode ser definido como o conjunto de atividades ou o percurso percorrido desde a realização do pedido pelo cliente até a efetiva entrega do produto ao cliente pelo fornecedor, abrangendo uma série de etapas:

A formalização do pedido e sua entrada no sistema da empresa fornecedora;
Processamento e aprovação do pedido, o que inclui checagem de dados e verificação da disponibilidade de estoque;
As etapas realizadas pela área financeira como faturamento, acerto das formas de pagamento e emissão de nota fiscal;
Separação e expedição do pedido, com definição de transportadores e rotas de entrega;
Monitoramento até a confirmação do recebimento dos produtos.

Como se vê, é um processo complexo que envolve diversas áreas e precisa ser bem gerenciado, visando não apenas à satisfação dos clientes, mas também à lucratividade do negócio. Cada uma das etapas deve apresentar a máxima eficiência, para que o processo como um todo alcance a excelência. Assim, vamos falar um pouco mais delas.

Recebimento do pedido

Hoje em dia, não há mais lugar para a forma tradicional (e manual) de inserção do pedido no sistema do fabricante ou distribuidor. Além de lento, o processo de inserção manual de dados de pedidos por meio de planilhas dão margem a grande número de erros, perda de tempo com conferências e possibilidade de recusa de recebimento de pedidos por não conformidade dos produtos. Por isso, quanto mais automatizado for o processo desde essa etapa inicial, melhor.

A eficiência dessa automação depende não apenas de um sistema adequado e integrado, acessível à equipe de vendas, mas também da disposição da empresa em manter seu time sempre atualizado e capacitado, através de treinamento constante.

Processamento do pedido

Nesta etapa, o fundamental é que a empresa fornecedora ou distribuidora mantenha um banco de dados robusto sobre seus clientes. Ou seja, com informações sobre pagamentos, inadimplência, pontuação de crédito, histórico de compras e outros aspectos relevantes para a aprovação do pedido.

Um sistema de business intelligence bem desenhado deve ser capaz de oferecer um histórico de compras consistente e flexibilidade no cruzamento de dados, viabilizando uma análise correta de cada cliente.

Além disso, é preciso contar com uma plataforma que traga visibilidade do estoque em tempo real. Essa informação tem impacto direto no prazo de atendimento dos pedidos e, consequentemente, na satisfação e fidelização dos clientes atendidos. Já do ponto de vista da empresa fornecedora, a agilidade nesta etapa pode influenciar o custo operacional do processo como um todo.

Separação, expedição e transporte

Aqui o processo vai se encaminhando para o seu desfecho, mas ainda se encontra em uma fase crítica. Afinal, a separação física dos produtos que serão entregues ao cliente não pode admitir falhas. Também nesta etapa a tecnologia desempenha um papel de grande relevância, já que o picking automatizado é capaz de reduzir eventuais erros a praticamente zero.

É também nesta fase que são definidos os modais de transporte e roteiros de entrega. É necessário dizer que a roteirização automatizada consome muito menos tempo e é crucial para garantir que os produtos estejam nos locais certos, na quantidade certa e no tempo certo, objetivo principal de todo o processo.

Monitoramento constante

Ao longo de todo o ciclo, controle é uma palavra essencial. Tanto o comprador quanto o vendedor devem ser capazes de acompanhar o andamento de cada etapa do processo. Informações sobre a aprovação do pedido, estoque e entrega precisam estar atualizadas e disponíveis com agilidade e transparência. E sabemos que só é possível disponibilizar essas informações sobre grande número de pedidos com o auxílio robusto da tecnologia.

Não custa lembrar que o acesso facilitado à tecnologia no dia a dia tem tornado as pessoas mais exigentes e menos tolerantes em relação a erros e atrasos. Isso torna a agilidade e a precisão fatores importantes na construção e manutenção de um bom relacionamento com qualquer cliente, com impacto direto nos resultados da empresa.

Também é interessante ressaltar a diferença entre gestão do ciclo de pedido e gestão de supply chain (ou cadeia de suprimentos). Enquanto o ciclo de pedido se limita às etapas de um pedido específico, a gestão da cadeia de suprimentos é bem mais abrangente e possui um papel estratégico, envolvendo toda a cadeia logística que integra fabricantes, distribuidores, transportadores e outros fornecedores ou prestadores de serviços.

Uma métrica importante

O tempo que decorre entre o momento em que o cliente faz o pedido até a sua entrega corresponde ao OFCT (Order Fulfillment Cycle Time – ou Tempo de Ciclo de Pedido). É calculado somando-se tempo de requisição + tempo de produção + prazo de entrega. Dessa forma, o esforço deve ser no sentido de tornar o OFCT cada vez menor. Isso se traduz em melhor fluxo de pedido e torna mais positiva a experiência do cliente com o serviço prestado pela empresa fornecedora.

Esse KPI deve ser monitorado e analisado com toda atenção, já que pode dar pistas importantes sobre onde estão eventuais falhas, atrasos e ineficiências no processo, o que facilita sua identificação e correção.

A INTELIGÊNCIA DE DADOS COMO BASE DO PROCESSO

A inteligência de dados desempenha um papel crucial na otimização do ciclo do pedido, contribuindo para o controle de estoque e trazendo eficiência para todas as etapas do processo. Vejamos alguns exemplos da utilização de soluções inteligentes nas diferentes áreas:

Marketing e Vendas

Personalização de Ofertas.
Análise de dados do comportamento do cliente para personalizar ofertas e promoções, considerando preferências individuais e histórico de compras.
Segmentação de clientes com base em dados demográficos, comportamentais e de compra para direcionar campanhas específicas.
Utilização de dados para avaliar o impacto de promoções anteriores, identificando quais foram mais eficazes e ajustando estratégias futuras.
Monitoramento em tempo real do desempenho de promoções para fazer ajustes imediatos conforme necessário.
Análise de dados de mercado para antecipar tendências e ajustar estratégias de marketing de acordo.
Utilização de ferramentas de análise preditiva para identificar oportunidades de promoção de vendas com base em padrões emergentes.

Controle de Estoque

Utilização de sensores, códigos de barras e sistemas de rastreamento permite monitorar em tempo real os níveis de estoque.
Análise preditiva para prever padrões de demanda com base em dados históricos, sazonalidade e eventos especiais.
Identificação de padrões de compra por meio de análises de dados, evitando a compra excessiva de produtos que podem levar a excessos de estoque.
Monitoramento de métricas de desempenho, como giro de estoque, para garantir que os produtos não fiquem obsoletos.
Análise de estoque mínimo e máximo para garantir que a quantidade certa de produtos esteja disponível, evitando faltas.
Alertas automáticos para reordenar produtos quando os níveis atingem um ponto crítico.

Rastreamento, visibilidade e otimização de rotas:

Utilização de tecnologias como RFID (Identificação por Radiofrequência) para rastreamento preciso dos produtos ao longo da cadeia de suprimentos.
Sistemas de gestão que oferecem visibilidade completa, permitindo monitorar o status dos pedidos em tempo real.
Análise de dados geográficos para otimizar rotas de entrega, reduzindo custos e tempo de trânsito.
Utilização de algoritmos para a programação eficiente de transporte, minimizando atrasos e melhorando a eficiência logística.
Modelos preditivos para estimar o tempo de entrega com base em fatores como condições climáticas, tráfego e histórico de entregas.
Comunicação proativa com os clientes, informando sobre o status e a previsão de entrega.

É possível perceber o quanto a inteligência de dados permite otimizar o ciclo do pedido, integrando processos com amplo ganho de eficiência e controle para a cadeia de suprimentos.

A tomada de decisões com base em dados é o aspecto chave dos benefícios trazidos pela tecnologia. Um conjunto de dados que permite entregas mais rápidas, personalização de ofertas e disponibilidade consistente de produtos contribuem enormemente para a satisfação e fidelização do cliente.

Já o acesso a dados em tempo real, trazendo insights e análises preditivas em todos os estágios do ciclo do pedido, contribui para melhor controle do estoque, redução de custos, mitigação de falhas e melhoria da eficiência logística como um todo.

Além disso, a inteligência de dados permite ajustar rapidamente estratégias em resposta a mudanças no mercado, mantendo a agilidade nos processos e permitindo melhorias de forma contínua.