Como estabelecer KPIs relevantes em vendas

Os KPIs de vendas são as bússolas que guiam o sucesso comercial de uma empresa. Como já dizia Peter Drucker, autor e consultor considerado o pai da Administração Moderna: o que não pode ser medido, não pode ser gerenciado.

Essa frase ilustra a importância de se acompanhar de perto os resultados da empresa. Desse modo, é possível garantir o retorno adequado dos investimentos e alcançar os seus objetivos no médio e longo prazos.

Os KPIs de vendas

Os KPIs – Key Performance Indicator (ou indicadores-chave de desempenho) são métricas utilizadas para avaliar o progresso da empresa no atingimento de metas, estabelecidas em alinhamento com os objetivos estratégicos da empresa.

Por meio dos KPIs, verificamos continuamente o desempenho do negócio e a eficácia das ações tomadas, bem como identificar possibilidades de melhoria e embasar o crescimento sustentado.

Os KPIs permitem uma avaliação quantificável e tangível do desempenho da empresa. Dessa forma, facilitam a comunicação entre as diferentes áreas e entre líderes e equipes, trazendo clareza sobre o que é realmente importante. Assim, todos podem concentrar seu trabalho nas áreas mais críticas para o atingimento dos objetivos.

Métricas vs. KPIs

A propósito, aqui vale abrir um parêntese para fazer a distinção entre KPI e métrica, que por vezes são utilizados erroneamente como sinônimos.

Uma métrica é uma medida quantitativa ou qualitativa usada para avaliar um determinado aspecto do desempenho.

Já um KPI é uma métrica específica utilizada como indicador-chave de desempenho na avaliação do progresso em relação a uma meta ou objetivo mais amplo.

Ou seja, ambos são métricas, mas o KPI tem uma finalidade mais estratégica, voltada à produção de insights para a tomada de decisão.

Principais características de um KPI

Um KPI deve ser:

• Mensurável, isto é, deve poder ser medido e analisado de forma objetiva, com base em dados concretos.

• Relevante, estando diretamente vinculado aos objetivos estratégicos da empresa. Um KPI que traz informações desnecessárias apenas dissipa energia e tira o foco do que é importante, e por isso deve ser evitado.

• Claro e de simples compreensão, para que possa ser aplicado na prática com reduzidas possibilidades de interpretações equivocadas que levem a ações contraproducentes. A simplicidade também facilita a implementação e o acompanhamento.

• Fruto de consenso, ou seja, ter a concordância e adesão por parte de todos os envolvidos no processo. Essa aceitação ampla ajuda a promover o comprometimento com o atingimento das metas e incentiva o engajamento e a colaboração.

Como estabelecer os melhores KPIs de vendas?

Descrevemos a seguir um passo a passo para o estabelecimento de KPIs relevantes:

1. Defina objetivos claros

Fixe metas e objetivos para as vendas, alinhados às estratégias gerais da empresa. Isso é essencial para embasar a avaliação de desempenho. Por óbvio, é preciso antes ter clareza dos objetivos-chave do negócio. Lembre-se de que esses objetivos devem ser específicos e mensuráveis, como aumentar o market share em 15% nos próximos 12 meses.

2. Busque a participação de líderes e equipes

Isso é importante para que os objetivos acordados sejam realistas e factíveis. Também para que haja concordância e engajamento em relação a metas e prazos.

3. Conheça o seu mercado

Faça benchmark, busque as melhores práticas que poderão direcionar a seleção dos indicadores realmente relevantes para o seu mercado ou nicho de negócios. A análise da concorrência pode trazer bons insights para a definição dos seus próprios KPIs de vendas.

4. Tenha certeza de que o KPI é viável

Um passo fundamental para a obtenção de um KPI relevante é garantir a sua viabilidade. Ou seja, de que sua empresa dispõe dos recursos necessários para atingir as metas estabelecidas. Para tanto, é preciso ter uma visão clara das capacidades e limitações do seu negócio, evitando que o KPI seja fonte de frustrações.

5. Estabeleça marcos intermediários

Marcos intermediários servem para avaliar periodicamente o progresso alcançado. Isso permite identificar desvios rapidamente e providenciar ações corretivas ao longo do processo.

6. Defina as formas de monitoramento dos KPIs

Bem como a frequência desse acompanhamento. Faça um cronograma e o compartilhe com a equipe.

7. Garanta a boa comunicação e o alinhamento de todo o time

É importante que todos os envolvidos tenham conhecimento e compreensão das metas, dos objetivos, dos indicadores utilizados. Para isso, devem ser utilizados todos os canais disponíveis, de reuniões presenciais a ferramentas digitais, garantindo o máximo de transparência.

8. Ofereça treinamento e suporte

Isso garante o alinhamento de todos os membros da equipe. Dessa forma, poderão utilizar tanto os KPIs de vendas quanto os demais indicadores de maneira eficaz. 

9. Faça o acompanhamento periódico

Uma vez definido o cronograma com a frequência das avaliações dos KPIs, este deve ser seguido à risca. Caso seja identificada a necessidade de ajustes, estes devem ser comunicados adequada e imediatamente a todo o time.

Ferramentas de Business Intelligence

O uso de plataformas de BI para monitorar KPIs e avaliar o desempenho é extremamente útil para proporcionar uma visão holística do negócio e criar um ciclo de melhoria contínua nas operações de vendas.

Agora, compreendendo as características de um KPI relevante e seguindo os passos do planejamento, certamente será bem mais fácil determinar os KPIs de vendas que fazem mais sentido para o seu negócio. Para ajudá-lo ainda mais, destacamos abaixo alguns exemplos de KPIs específicos para a área de vendas.

Exemplos de KPIs de vendas

•Receita: contabiliza o valor total de vendas gerado em um determinado período;

•Taxa de fechamento: mensura a porcentagem de oportunidades que se concretizam em vendas;

•Ticket médio: informa o valor médio das vendas realizadas.

•Tempo médio do ciclo de vendas: mede a duração média do processo de vendas, desde o primeiro contato até o fechamento;

•Taxa de vendas recorrentes: mostra a porcentagem de vendas provenientes de clientes recorrentes;

•Número de reuniões agendadas: registra a quantidade de reuniões agendadas com potenciais clientes;

•Taxa de resposta a propostas: quantifica a porcentagem de propostas enviadas que resultam em uma resposta positiva;

•Taxa de perda de vendas: mostra a porcentagem de oportunidades perdidas para a concorrência ou não fechadas.

•Taxa de conversão: indica a porcentagem de oportunidades geradas que se transformam em vendas;

•Taxa de rejeição: mostra a porcentagem de leads descartados ou desqualificados;

•Número de leads gerados: traz a quantidade de leads qualificados produzidos na etapa de pré-vendas.

•Taxa de satisfação: destaca o nível de satisfação dos clientes com o produto ou serviço;

•Taxa de retenção: quantifica os clientes que permanecem fiéis à empresa;

•Taxa de reativação de clientes inativos: mostra a porcentagem de clientes inativos que são reconquistados;

•Taxa de upsell e cross-sell: traz a porcentagem de vendas adicionais ou upgrades feitos para clientes já existentes.